จะบริหาร staff cost ควรต้องทำอะไรบ้าง การบริหาร Staff cost ถือเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญยิ่ง ของ HR ระดับจัดการ และระดับบริหาร โดยภาพรวมคือการเก็บสถิติข้อมูลค่าใช้จ่ายในงานบุคลากรต่างๆ เพื่อทำการเปรียบเทียบ และทำ forecast ในเรื่องของ Staff cost เทียบกับผลประกอบการองค์กร เพื่อนำไปบริหารจัดการให้ การลงทุนและการใช้จ่ายด้านบุคลากรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด เกิดความคุ้มค่าสูงสุด โดยควรต้องมีการดำเนินการต่างๆดังนี้ 1.จัดโครงสร้างจำแนกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ Staff Cost ทั้งหมด ยิ่งแบ่งแยกเป็นหมวดย่อยเท่าไหร่ยิ่งจะนำมาบริหารจัดการได้ชัดเจนมากขึ้น ทั้งส่วนที่เป็น Fix และ Vary ไม่ว่าจะเป็น เงินเดือน, ค่าตำแหน่ง, ค่าวิชาชีพ, สวัสดิการ, ประกันสังคม, กองทุน , ค่า , OT, โบนัส, Commission, Incentive, เบี้ย , ฯลฯ 2.ประสานฝ่ายบัญชีเพื่อวางผังบัญชีให้สอดคล้องกับการแบ่งย่อยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน (เคลียร์ระดับบริหาร เรื่องการบริหารต้นทุนค่าใช้จ่ายในองค์กร ถ้าทำได้) ตกลงการจัดกลุ่มให้ชัดเจน ส่วนไหนเป็น direct ส่วนไหนเป็น indirect ส่วนไหนถูกคำนวณอยู่ในต้นทุนสินค้าขาย (COGS) ส่วนไหนอยู่ใน SG&A เพราะในที่สุดข้อมูลค่าใช้จ่ายทุกอย่าง ตัวเลขสรุปอยู่ที่บัญชี ดังนั้นตัวเลขของ HR และบัญชีควรจะเป็นตัวเลขที่สอดคล้องกัน 3.จัดเก็บข้อมูล staff cost ตามผังโครงสร้างที่วางไว้ทำตารางเมทริกซ์ ที่ทำให้สามารถ Sort ข้อมูล ได้ในทุกมิติ รายหน่วยงาน,รายตำแหน่ง,รายระดับ,รายบุคคล, ในรอบแต่ละเดือน ได้ชัดเจน (ขิ้นกับเครื่องมือที่ใช้เป็น Excel, Database, Power BI ฯลฯ) 4.ทำการวิเคราะห์ภาพรวมของ Staff Cost เทียบกับผลประกอบการในปัจจุบัน และทำ Forecast ในเรื่องของ Staff Cost เทียบกับ budget plan ของบริษัทในอนาคต ร่วมกับฝ่ายขายฝ่ายการตลาด และทางบัญชี เพื่อประเมินเบื้องต้นถึงความเหมาะสมของ Staff Cost ในบริษัท ว่าบริษัทไปต่อได้ใช่หรือไม่ ตามแผนคาดการณ์แล้ว เป็นตัวเลขที่ทำให้ธุรกิจอยู่รอดปลอดภัยใช่หรือไม่ 5.อย่าลืมที่จะบริหารความเสี่ยงในกรณี worst Case เช่นการประกาศปรับค่าแรงขั้นต่ำ ปรับเงินเดือนขั้นต่ำตามวุฒิ สภาพเงินเฟ้อ หรือแม้แต่ยอดขายของธุรกิจไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอๆ 6.ทำการวิเคราะห์ข้อมูลสัดส่วนของ Staff Cost ในหน่วยงานต่างๆ คำนวณเป็นสัดส่วนเปอร์เซ็นต์ เทียบกับ Head Count ของแต่ละหน่วยงาน หรือแต่ละระดับตำแหน่ง 7.วิเคราะห์ความเหมาะสมของ Head Count และ start cost ของหน่วยงานต่างๆ เทียบกับธุรกิจของบริษัท ว่าในธุรกิจลักษณะนี้การใช้ Head Count และ start cost ในแต่ละแผนกสมเหตุผลหรือไม่ 8.หากพบความไม่เหมาะสมของตัวเลข Staff Cost เทียบกับผลประกอบการ ก็ต้องลงในรายละเอียดต่อไป ว่าค่าใช้จ่ายในส่วนไหนเป็นส่วนที่สามารถบริหารจัดการได้ รายการค่าใช้จ่ายส่วนไหนที่มีข้อสงสัยก็นำไปลงในรายละเอียด และทำการวิเคราะห์บริหารจัดการในส่วนนั้นๆต่อไป 9.การบริหารจัดการ Staff Cost ควรเป็นเรื่องที่ให้ความสำคัญระดับนโยบายของบริษัท เพราะการจะบริหารจัดการได้ดีขึ้นอยู่กับองค์ประกอบทุกส่วน การมีเป้าหมายทิศทางเดียวกันของคนในองค์กร,ทัศนคติ, การเมืองในองค์กร, เทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยการทำงาน, วิธีการบริหารจัดการ, การพัฒนาความสามารถของพนักงาน ต้องเชื่อมโยงกันทั้งหมด 10.โจทย์สำคัญที่พูดง่ายแต่ทำยาก คือการที่ทำให้คนจำนวนเท่าเดิมสามารถสร้างผลงานเพิ่มขึ้นได้อย่างมากคือไม่ต้องจ้างเพิ่ม หรือใช้คนน้อยลงแต่ผลงานไม่ตก 11.ต้องตีโจทย์ให้แตกว่าการจะพัฒนาประสิทธิภาพ เพื่อลดอัตรากำลัง ลดค่าใช้จ่ายในส่วนนั้น ต้องพัฒนาเรื่องไหนด้วยวิธีไหน ต้องใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี ปรับการจัดการ หรือพัฒนาคน ต้องเข้าใจวิธีการแก้ปัญหาที่ถูกที่ใช่อย่างแท้จริง ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าใจอย่างแท้จริง และได้รับความร่วมไม้ร่วมมือจากทุกฝ่าย ----------------------------------- อ.ราเชนทร์ พันธุ์เวช       Date:  16/8/2566 20:53:00